5 Langkah Perancangan Strategik yang Berkesan

Perancangan strategik membantu pemimpin perniagaan menetapkan matlamat untuk pertumbuhan organisasi dan cara mereka berhasrat untuk mencapainya. Oleh itu, membuatkan pelan strategik adalah berfaedah untuk perniagaan dengan saiz yang berbeza. Anda boleh memastikan bahawa pekerja anda bekerja pada inisiatif dengan kesan yang paling ketara apabila mereka memahami dengan jelas ke mana arah tuju organisasi anda.

Selain menentukan ke mana anda perlu pergi, proses perancangan strategik juga membolehkan anda membuat dokumen untuk diedarkan kepada pihak berkepentingan dan kakitangan untuk memastikan mereka sejajar. Artikel ini menunjukkan kepada anda cara mula membuat perancangan strategik.

Pemimpin syarikat mencipta visi masa depan mereka dan menentukan matlamat dan objektif organisasi mereka melalui proses perancangan strategik. Walaupun ia boleh menjadi lebih lama, perancangan strategik lazimnya mewakili objektif jangka pertengahan hingga panjang selama tiga hingga lima tahun. Ia berbeza daripada perancangan perniagaan, yang biasanya menumpukan pada matlamat taktikal segera, termasuk cara belanjawan diperuntukkan. Pelan perniagaan mungkin hanya meliputi beberapa bulan hingga beberapa tahun.

Pelan strategik membolehkan pekerja, pelanggan, rakan kongsi perniagaan dan pelabur untuk berbincang, memahami dan melaksanakan strategi dengan mudah. Organisasi harus terlibat secara berkala dalam perancangan strategik untuk mempertimbangkan kesan perubahan situasi pasaran, perindustrian, undang-undang dan peraturan. Pada ketika itu, pelan strategik boleh dikemas kini dan dipinda untuk mengambil kira sebarang pengubahsuaian strategik.

Sekumpulan kecil pemegang kepentingan penting dan pembuat keputusan bertanggungjawab untuk membuat pelan strategik anda, ia juga dikenali sebagai jawatankuasa pengurusan. Walaupun mereka bukan satu-satunya yang terlibat, mereka akan bertanggungjawab untuk tugas itu. Setelah pasukan dibentuk, anda boleh mula bekerja pada perancangan strategik.

Anda mesti memahami di mana anda berada sebelum membangunkan strategi dan menentukan destinasi anda. Jadi, jawatankuasa pengurusan anda perlu mengetahui dengan mengumpulkan maklumat daripada pelbagai pihak berkepentingan— seperti pekerja dan pelanggan. Mereka harus merancang untuk mencari maklumat berikut:

• Maklumat pasaran dan industri yang berkaitan tentang peluang dan sebarang ancaman yang akan berlaku.
• Cerapan pelanggan untuk mengetahui perkara yang pelanggan anda inginkan daripada perniagaan anda, seperti produk yang perlu dipertingkatkan atau perkhidmatan baharu.
• Input pekerja, sama ada ia berkaitan dengan produk, prosedur perniagaan atau budaya korporat
• Analisis SWOT untuk menilai potensi syarikat pada masa kini dan akan datang (anda akan merujuk kembali analisis ini dari semasa ke semasa sewaktu proses perancangan strategik).

Kekuatan

• Apakah syarikat anda buat dengan baik sekarang?
• Apa yang membezakan anda daripada pesaing anda?
• Antara sumber dalaman anda yang manakah paling berharga?
• Apakah aset fizikal yang anda miliki?
• Apakah kekuatan terbesar anda?

Kelemahan

• Apa yang syarikat anda lakukan dengan buruk?
• Apakah kekurangan perniagaan anda sekarang (sama ada perkhidmatan, alat atau kaedah)?
• Apakah yang dilakukan oleh pesaing anda dengan lebih berkesan daripada anda?
• Apakah yang menghalang organisasi anda daripada maju?
• Prosedur atau produk manakah yang memerlukan penambahbaikan?

Peluang

• Apakah peluang yang ada pada syarikat anda?
• Bagaimanakah anda boleh menggunakan kekuatan berbeza syarikat anda dengan sebaiknya?
• Apakah trend sedia ada yang boleh anda manfaatkan?
• Bagaimanakah anda boleh memanfaatkan peluang publisiti atau pemasaran?
• Adakah terdapat keperluan yang semakin meningkat untuk barangan atau perkhidmatan anda?

Ancaman

• Apakah saingan baharu yang perlu anda perhatikan?
• Adakah terdapat sebarang kelemahan yang boleh menyebabkan syarikat anda berisiko?
• Adakah anda akan mengalami akhbar buruk yang mungkin mengurangkan bahagian pasaran anda?
• Bolehkah anda mempengaruhi perasaan pelanggan tentang perniagaan anda?

Pertimbangkan kedudukan sedia ada anda, di mana anda berada sekarang, semasa anda membina rancangan anda. Ambil petunjuk daripada dokumen korporat penting semasa peringkat perancangan ini untuk memastikan strategi anda membawa perniagaan anda ke arah yang betul, seperti:

• Kenyataan visi anda menjelaskan cara pelan strategik anda sesuai dengan visi jangka panjang anda.
• Kenyataan misi anda akan membantu anda memahami cara untuk terus berusaha ke arah matlamat utama firma anda.
• Nilai syarikat anda akan membantu anda memilih perkara yang paling penting untuk perniagaan.
• Kelebihan daya saing anda untuk memahami nilai istimewa yang anda berikan kepada pasaran.
• Objektif jangka panjang anda, yang mencerminkan visi anda untuk diri sendiri dalam lima atau sepuluh tahun.
• Unjuran kewangan anda untuk menentukan di mana anda menjangka kedudukan kewangan anda dalam tiga tahun akan datang, jangkaan aliran tunai anda, dan potensi peluang pelaburan baharu yang mungkin timbul.

Sudah tiba masanya untuk mula membuat pelan sekarang apabila anda tahu di mana anda berada dan ke mana anda mahu pergi. Mengambil kira kedudukan dan strategi anda, pelan strategik akan menentukan rancangan seluruh organisasi anda selama tiga hingga lima tahun. Walaupun anda sedang membangunkan pelan jangka panjang, ingat bahawa pelbagai komponen pelan strategik perlu dikemas kini apabila bulan dan tahun berlalu. Semasa anda membuat pelan strategik anda, anda harus menentukan perkara berikut:

• Menggunakan analisis SWOT dan strategi perniagaan anda untuk menentukan keutamaan syarikat anda untuk tiga hingga lima tahun berikutnya.
• Nyatakan matlamat anda untuk pelan strategik bagi setiap tahun.
• KPI yang berkaitan dan keputusan kritikal untuk tahun pertama. Jawatankuasa pengurusan dan pasukan tertentu yang mempunyai pemahaman yang lebih baik tentang kerja harus bertanggungjawab. Pastikan hasil utama dan KPI anda boleh diukur dan dilaksanakan.
• Buat belanjawan untuk tahun-tahun akan datang. Ia harus berdasarkan matlamat strategik dan ramalan kewangan anda. Adakah anda perlu membuat pelaburan yang besar untuk mencipta produk baharu? Bentuk pasukan? Berapa banyak yang perlu dibelanjakan untuk pemasaran?Nyatakan dengan jelas keutamaan utama anda dan cara anda merancang untuk membiayainya.
• Pelan roadmap projek. Anda boleh membangunkan pelan roadmap projek peringkat tinggi untuk pelan strategik anda untuk menjadikannya lebih boleh diambil tindakan dan jelas dengan menerangkan projek yang anda jangkakan akan dilaksanakan pada setiap suku tahun atau tahun.

Sudah tiba masanya untuk melaksanakan rancangan anda selepas semua persiapan itu. Melaksanakan strategi baharu memerlukan komunikasi terbuka di seluruh syarikat anda untuk memastikan semua orang mengetahui peranan mereka dan cara menilai prestasi rancangan.

Petakan proses anda dengan KPI utama untuk menentukan sejauh mana rancangan anda berfungsi. KPI boleh membantu anda menentukan bahagian strategi anda yang ingin anda capai dalam tempoh masa. Berikut ialah beberapa tips untuk memastikan rancangan anda dapat dilaksanakan dengan jayanya:

• Selaraskan tugas dengan huraian kerja untuk memastikan pekerja mempunyai alatan untuk melakukan tugasan mereka.
• Jelas dalam komunikasi anda dengan seluruh syarikat semasa proses pelaksanaan.
• Patuhi rancangan anda sepenuhnya.

Anda sepatutnya telah selesai membangunkan dan melaksanakan rangka kerja strategi baharu anda sekarang. Memantau dan mengurus strategi anda ialah peringkat terakhir perancangan.

Kongsi pelan strategik anda; jangan simpan sendiri. Pastikan kakitangan anda, terutamanya kepimpinan kanan, mempunyai akses kepadanya supaya mereka dapat memahami bagaimana tugas mereka sejajar dengan keutamaan korporat dan pelan strategi anda yang lebih luas.

Kemas kini pelan anda secara kerap (suku tahunan dan tahunan). Pastikan matlamat jangka pendek anda adalah berdasarkan pelan strategik anda. Begitu juga, pelan strategi anda adalah fleksibel. Jika perniagaan anda memutuskan untuk mengambil kursus yang berbeza atau membuat pelaburan tambahan, anda mesti menyemak semula pelan strategik. Anda mungkin akan melaraskan pelan strategik anda apabila peluang dan risiko pasaran baharu menjadi kenyataan untuk memastikan anda membina firma anda dengan paling berfaedah untuk beberapa tahun akan datang.

Walaupun anda mengemas kini strategi anda secara berkala, ingat ia hanya akan bertahan untuk seketika dan perlu dikemas kini dari semasa ke semasa. Apabila kebanyakan objektif strategik anda telah dipenuhi, atau jika strategi anda telah berubah secara mendadak sejak anda mula-mula membuat rancangan anda, mungkin sudah tiba masanya untuk mencipta yang baharu.

Mewujudkan visi yang bersatu dan berfokus pada masa depan melalui perancangan strategik boleh membantu perniagaan anda dan pemegang sahamnya bersatu. Anda boleh menyemai rasa tanggungjawab yang lebih besar dalam firma anda dengan menyedarkan semua orang tentang objektif perniagaan anda, proses pemilihan yang digunakan untuk memilih objektif tersebut dan perkara yang boleh mereka lakukan untuk membantu mencapainya.

Mungkin terdapat impak yang melata daripada ini. Sebagai contoh, jika pengurus tidak memahami strategi syarikat anda atau pemikiran di sebaliknya, mereka mungkin memutuskan untuk memimpin pasukan untuk menentangnya. Semua orang dalam organisasi anda boleh bertindak dengan strategi yang lebih luas dalam fikiran apabila terdapat satu matlamat yang perlu diambil kira.

Anda membuat keputusan yang berat sebelah secara semula jadi. Mengambil bahagian dalam proses perancangan strategik mendorong anda untuk mempertimbangkan setiap keputusan yang anda buat, mewajarkannya dengan statistik, unjuran atau kajian kes, dan mengatasi sebarang bias kognitif yang mungkin anda miliki. Beberapa contoh bias kognitif termasuk:

Kesan keterkinian ialah kecenderungan untuk memilih pilihan yang paling baru diberikan kerana ia masih segar dalam fikiran anda.
Bias Occam’s razor adalah kecenderungan untuk berfikir bahawa tindakan terbaik adalah yang paling jelas.
Bias inersia ialah kecenderungan untuk memilih pilihan yang membolehkan anda berkelakuan, merasa dan berfikir secara biasa.

Bias pengesahan ialah satu kecenderungan kognitif yang mungkin lebih mencabar untuk dilihat dalam tindakan. Ia adalah kecenderungan untuk memberi perhatian kepada fakta yang menyokong pendirian tertentu apabila cuba mengesahkannya. Apabila membuat pelan strategik untuk perniagaan anda, jika anda sudah mempunyai pilihan dalam fikiran, sokong orang yang mempunyai perspektif berbeza untuk mencari bukti yang menyokong atau menyangkal teori anda. Seluruh pasukan anda mesti mengerahkan usaha dan komitmen untuk memerangi bias dalam membuat keputusan strategik, yang boleh mengukuhkan strategi organisasi anda.

Strategi strategik boleh membuat pengesanan kemajuan anda ke arah matlamat. KPI boleh dijejaki dari atas ke bawah apabila setiap jabatan dan pasukan mengetahui rancangan keseluruhan syarikat anda dan cara kerja mereka mempengaruhinya.

KPI boleh diwujudkan di peringkat organisasi dengan mereka bentuk strategi syarikat anda dan mengenal pasti matlamatnya. Kemudian, objektif ini boleh dikembangkan untuk memasukkan bahagian syarikat, jabatan, pasukan dan orang. Ia memastikan bahawa setiap peringkat organisasi anda disegerakkan dan boleh menjejaskan prestasi dan KPI syarikat anda secara positif.

Adalah penting untuk diingat bahawa kaedah anda mesti kekal fleksibel sambil komprehensif dan teratur. Bersedia untuk melaraskan KPI anda apabila matlamat anda berubah dan beritahu organisasi anda sebabnya.

Kaedah terbaik untuk menjamin kejayaan syarikat anda ialah merancang untuk masa hadapan. Membuat strategi awal dan berkongsi dengan pasukan anda memastikan semua orang berusaha ke arah objektif yang sama.

Dengan menilai prestasi syarikat anda dan membandingkannya dengan strategi anda, anda boleh memastikan bahawa proses yang betul disediakan. Pada masa yang sama, mereka yang memudaratkan firma digugurkan. Membuat pelan strategik mula-mula mungkin kelihatan ganjil dan mencabar, tetapi dengan amalan tersebut, anda boleh membawa syarikat anda ke arah yang sesuai.